Schaalbaarheid in volume beheersen om sneller te kunnen groeien, meer mogelijkheden om value added services te bieden en solide tracking en tracing. Dat waren de wensen waarmee een grote retailer op Ctac afstapte. Ctac hielp deze klant door de warehouse processen te optimaliseren en te automatiseren met een Extended Warehouse Management (EWM) oplossing van SAP. Johan Looijmans, business development manager bij Ctac, vertelt wat deze innovatieve oplossing de retailer heeft gebracht.

Looijmans ziet in de markt dat het distributieproces steeds complexer wordt. “Klanten willen zowel in fysieke winkels als online aankopen doen.” Tegelijkertijd verandert de aard van de dienstverlening. Looijmans: “Het product wordt niet meer alleen verpakt en verstuurd, er wordt ook een persoonlijk kaartje toegevoegd of een mooie feeststrik omheen gedaan.” Ook ziet hij een toename van de vraag naar gepersonaliseerde producten. “Denk vooral aan fabrikanten die gepersonaliseerde fietsen of schoenen bieden.”

Al deze nieuwe ontwikkelingen leiden ertoe dat het productieproces en de processen van opslag, picken, verpakken en versturen in distributiecentra veel complexer wordt, ziet Looijmans. “Zo’n gepersonaliseerde bestelling bijvoorbeeld, moet gecombineerd worden met de duizenden standaard schoenen die gemaakt en verscheept moeten worden.”

Omdat het met al die verschillende kanalen steeds lastiger wordt om de hoeveelheid orders van tevoren te voorspellen, willen organisaties snel kunnen op- en afschalen als dat nodig is. In de oude situatie was dat lastig voor deze retailer. “Het proces was teveel afhankelijk van de kennis in het hoofd van de medewerkers. Zij wisten precies wat er moest gebeuren en wisten van alle uitzonderingen, maar het kostte veel tijd om deze kennis over te dragen aan nieuwe medewerkers.” Het inhuren van tijdelijke krachten was dan ook geen optie. “Het inwerkproces duurde te lang.”

Met EWM is dit probleem opgelost. “Doordat grote delen van het proces geautomatiseerd zijn, hebben medewerkers real time sturing in de prioriteiten. Ze weten precies wat er gedaan moet worden waardoor er veel efficiënter gewerkt wordt. Daarnaast is de inwerktijd zo sterk ingekort dat in er in drukke tijden snel opgeschaald kan worden met tijdelijke krachten.”

Een ander voordeel is dat de kans op fouten in het magazijn kleiner is geworden. “De warehouse manager hoeft zich dus minder zorgen te maken over het proces. Bovendien beschikt hij over real time data die hem inzicht geeft in het hele proces. Hij kan daardoor proactief signaleren en sturen op de uitzondering. Daardoor kan hij de activiteiten in het magazijn efficiënter managen.” De nieuwe oplossing staat de retailer ook veel gemakkelijker toe om data te ontsluiten naar of te absorberen van de buitenwereld.

De behoefte aan schaalbaarheid groeit ook bij andere bij bedrijven, ziet Looijmans. “Bedrijven willen efficiënter werken, hun ruimte beter benutten en hun personeel makkelijker kunnen op- en afschalen.” En dat heeft volgens Looijmans te maken met de veranderende behoefte van de consument. “Als een klant iets in een webshop bestelt, moet dat laagdrempelig en gemakkelijk zijn. Hij wil zijn bestelling kunnen volgen en het liefst vandaag nog ontvangen. Met EWM heb je een IT-oplossing die snel in te zetten is waarmee businessprocessen op standaardwijze binnen warehouse en organisatie flexibeler en toekomstbestendiger in te zetten zijn, waarbij snel resultaat gerealiseerd wordt. Het is een repliceerbare oplossing waarmee je in no time ook andere warehouses ingericht hebt en in productie kan nemen.”