“Ik wilde naar één ERP-systeem voor 21 landen.”
Paul Broekhijsen, President GEA Refrigeration Divison

“Ik wilde met een serieuze ERP-partner in zee.”
Hans Wetser, CIO GEA Refrigeration Divison

De GEA Refrigeration Division, ook wel bekend als ‘Grasso', is een toonaangevende speler in de wereld van industriële koeltechnologie. De divisie bestaat uit een 35-tal bedrijven die vanuit 21 verschillende landen opereren.
Het hoofdkantoor van Grasso bevindt zich in Nederland. Fabrieken vindt men in Nederland, Duitsland en Frankrijk. De installatiebedrijven en verkoopkantoren zijn verspreid over de hele wereld.

Grasso is onderdeel van de internationale GEA Group. De GEA Group bestaat uit 250 bedrijven en biedt werk aan zo'n 17.000 medewerkers in 50 landen. De omzet van de GEA Group bedroeg in 2004 zo'n 4,1 miljard euro.

Van 16 verschillende ERP-systemen naar 1 systeem
“Als je zoveel vestigingen in zoveel verschillende landen hebt en je wilt zo efficiënt mogelijk samenwerken, dan ben je gebaat bij een en hetzelfde ERP-systeem”, zo begint het gesprek met Gerard Bastiaansen, algemeen directeur van Grasso Products, één van de compressorenfabrieken van Grasso.

"Maar ja, dat betekende in ons geval: afscheid nemen van maar liefst 16 verschillende ERP-pakketten. Het doel van de Refrigeration Division van het wereldwijde GEA, was te komen tot één gestandaardiseerd systeem.”

Grasso Products was een van de drie bedrijven waar pilot-implementaties zijn uitgevoerd. Ze dienden de weg te effenen voor massale implementatie bij alle vestigingen van de divisie.

We gingen over naar één van de grootste Microsoft Dynamics AX-systemen ter wereld
Hans Wetser, CIO van de GEA Refrigeration Division, legt uit waarom voor Microsoft Dynamics AX werd gekozen: “Onze groep is zo divers dat er een veelomvattend product nodig was om te voldoen aan alle eisen van de verschillende installatie-, productie- en distributiebedrijven. Ik ben blij met deze keuze. Want de hele wereld ziet Microsoft als een serieuze ERP-partner nu ze Microsoft Dynamics NAV en Microsoft Dynamics AX in huis hebben.”

In Watermark vonden we de ideale partner
“Je begrijpt dat we niet over één nacht ijs zijn gegaan bij onze keuze van softwarepartner. Er stond nogal wat op het spel, het is een internationaal project, dus het moest gelijk goed gaan. Alles bij elkaar heeft het een half jaar geduurd voordat we de ideale partner gevonden hebben. We zijn nog steeds zeer content over onze keuze.”

Hans Wetser: “Watermark bleek alles in huis te hebben. Andere partijen moesten bijvoorbeeld samenwerken met grotere dienstverleners om ons internationale dekking te garanderen. Watermark kon dit zelf verzorgen en blonk uit in algemene softwarekennis en specifieke Microsoft Dynamics AX-ervaring.

Daarnaast klikte het ook nog eens goed met de mensen van Watermark. We hebben meerdere sessies gehad om de kandidaten in te lichten over de bedrijfsprocessen. Ook in die fase profileerde Watermark zich uitstekend. Nog voor het contract was ondertekend, kregen we veel aandacht.”

Zo'n klus vraagt het uiterste van iedereen
“De keuze voor Watermark betekende het startschot van een gigantisch karwei. Allereerst moesten de bedrijfsprocessen van alle vestigingen in kaart gebracht worden. Dit was nodig voor de bouw van een kernel; een basissoftwareopzet, inclusief interfaces AX-modules, uitbreidingsmodules, eventueel maatwerk en zoveel mogelijk centraal gestuurde interfaces. De gebruikersinterfaces werden in de lokale talen uitgevoerd. Onder scherpe controle werden lokale aanpassingen uitgevoerd om te voldoen aan lokale belastingwetten en overige juridische eisen in de verschillende landen.”

De datamigratie verliep heel soepel
Gerard Bastiaansen geeft leiding aan het 130 werknemers tellende productiebedrijf in Den Bosch en is sinds het begin nauw betrokken bij de Microsoft Dynamics AX-implementatie. “Het ERP-systeem in Den Bosch was zwaar verouderd. Het voldeed nog wel, maar we konden geen aanpassingen meer doorvoeren. Dat wordt op een gegeven moment toch een probleem. Vandaar dat de eerste implementatie bij ons plaatsvond. Alleen het hoogstnodige mocht mee naar het nieuwe systeem. Dat betekende dat de mensen hun oude systeem moesten opruimen. Daarna konden we gaan opbouwen. Het leuke werk, zeg maar. Er werd een projectgroep van acht man opgezet.

In eerste instantie hadden we moeite met het conceptueel testen van de kernel, aangezien die nog leeg was. De primaire werkzaamheden gingen voor, het werk kon natuurlijk niet blijven liggen. Er was een snelle datamigratie nodig van het oude systeem naar Microsoft Dynamics AX en dat verliep vrij vlot. De mensen herkenden de data en het testen kon beginnen. Ze bouwden elke dag aan het systeem, er werd steeds meer mogelijk en alle betrokkenen werden al snel flink ervaren Microsoft Dynamics AX-gebruikers.”

Onze medewerkers ontdekten steeds meer voordelen.
Via uitgebreide simulaties werd het ERP-systeem optimaal afgesteld. Tijdens dit proces werden de medewerkers van bedrijf doorlopend op de hoogte gehouden van de aanstaande veranderingen. Gerard hecht aan heldere communicatie.

“Via interne mailings en een aantal presentaties hebben we het project inzichtelijk gemaakt en onze medewerkers vertrouwd gemaakt met Microsoft Dynamics AX. Ik vind dat je mensen moet motiveren als je de beste resultaten wilt boeken. Ook dit proces heeft mijn gelijk bewezen, want steeds vaker vormden de voordelen van het nieuwe systeem het gesprek van de dag.”

Niemand wil meer terug naar het systeem van vroeger
Medewerkers en partners van Grasso profiteren nu al van Microsoft Dynamics AX Connected, een door Watermark en partner The Triple A Company ontwikkelde oplossing, op basis van de SharePoint-portaltechnologie van Microsoft. Via de standaard Microsoft Virtual Channels is er een volledig geïntegreerde omgeving opgezet van centrale en lokale applicaties en documenten.

Hans Wetser: “Grasso benut deze oplossing voor het beheer van documenten. Gebruikers kunnen aan Microsoft Dynamics AX gekoppelde documenten niet alleen centraal, maar ook lokaal opslaan, wijzigen, verwijderen en wat al niet meer. In de toekomst is deze technologie ook toe te passen om bijvoorbeeld andere applicaties te integreren.”

Nu werkt iedereen met dezelfde informatie. Dat voorkomt fouten
Ook de Triple A Connected-dienst is geïmplementeerd. Daardoor is er altijd informatie uit Microsoft Dynamics AX beschikbaar, vanuit elke aangesloten portal.
“Onze medewerkers hebben zo op elke locatie toegang tot bijvoorbeeld voorraad- en orderinformatie of de CAD-tekening van een machine”, vertelt Bastiaansen. “Onze partners kunnen orders in het systeem zetten en de status van eerder ingevoerde opdrachten controleren. Dat geeft overzicht en omdat iedereen toegang heeft tot deze informatie, worden fouten voorkomen.”

Microsoft Dynamics AX laat mensen efficiënter werken
“Er zijn veel voordelen aan het werken met Microsoft Dynamics AX. Maar één voordeel springt er wat mij betreft toch wel uit”, zegt Gerard: “Microsoft Dynamics AX dwingt de gebruikers om gedisciplineerd te werken. Want als je een fout maakt, kun je eenvoudig niet verder. Bijvoorbeeld: Als onderdelen niet worden afgeboekt, wordt de order niet afgerond en de factuur niet verstuurd. Dus eerst denken, dan doen, is hier het parool.

Efficiënt werken heeft bovendien als voordeel dat er achteraf geen fouten meer hersteld hoeven te worden door de administratieafdeling, zoals vroeger het geval was. Die afdeling kan zich nu concentreren op haar werk. Door deze nieuwe situatie leert iedereen ‘afdelingsoverschrijdend' te denken en te werken. Voor een productiebedrijf als het onze is dit de ideale oplossing.”

Elke dag brengt nieuwe voordelen aan het licht
Een proces als dit is niet van vandaag op morgen afgerond. En af en toe gaat er natuurlijk ook wel eens iets mis. Maar zowel Hans Wetser als Gerard Bastiaansen ziet de toekomst zonnig in. Gerard: “Ik ga elke avond met een gerust hart slapen.”

Wetser vult aan: “Dit systeem gaat in ons voordeel werken. We weten ons bovendien gesteund door een meedenkende partner waarmee we het uitstekend kunnen vinden. Zoals het er nu uitziet, denk ik dat we het project in juli 2007 totaal kunnen afronden.”


Met dank aan een lezer,
P., die zond ons dit zojuist toe.