Iedereen kent de gebruikelijke rampsimulaties. Jaarlijks wordt het uitwijkscenario getest en dan blijkt het bijvoorbeeld geen probleem om de noodsystemen binnen de afgesproken tijd in de lucht te hebben. Simac ervaarde dat bij een echte ramp, de verwoesting van het gemeentehuis in Waalre, de praktijk beduidend anders is dan de theorie.
Verwoesting
In de nacht van dinsdag 17 op woensdag 18 juli reden twee auto’s het gemeentehuis van Waalre in. De brand die daardoor ontstond, verwoestte het complete pand, waarvan een deel monumentaal was.
Vitale Coalitie
Ruim een half jaar daarvoor, in november 2011, startte formeel de relatie tussen de gemeente Waalre en Simac. In die maand werd de zogenaamde ‘Vitale Coalitie’ opgericht, een samenwerkingsverband tussen Waalre, adviesbureau Telengy en Simac. Het doel: de gemeente Waalre binnen drie jaar voorbereiden op cloud computing en hiermee samenhangend het ontwikkelen van een professionele, vakbekwame beheerorganisatie, het voldoen aan wettelijke verplichtingen en het realiseren van een moderne informatie-architectuur. Een intensief traject, waarbij de partijen zeer nauw samenwerken. Dat die relatie in korte tijd zo nauw zou worden, had niemand kunnen voorspellen.

Enorme schade
In de vroege ochtend van 18 juli hoorde een Simac engineer via het nieuws van de brand in Waalre. Hij belde direct de verantwoordelijke Simac service manager die zich meteen naar de ramp plek spoedde. Een van de eerste handelingen, na het sein brand meester, was het bekijken van de archief- en serverruimte. Samen met brandweer, politie en forensisch inspecteurs werd het verwoeste pand betreden. De schade was enorm, de back-up tapes konden echter veilig worden gesteld.
Prioriteiten stellen
Daarna was het tijd om prioriteiten te stellen. De gemeente Waalre had met een gespecialiseerde partij een uitwijkcontract om aan de minimale wettelijke eisen te kunnen voldoen. Dat houdt in: binnen 48 uur de gemeentelijke basisadministratie (GBA) operationeel krijgen om burgers weer van dienst te kunnen zijn met zaken als rijbewijs- en paspoortuitgifte. In de brandweerkazerne werden hiervoor provisorisch zes werkstations ingericht. Telefonie werd ingeregeld, dataverbindingen werden gelegd en nieuwe apparatuur voor het maken van bijvoorbeeld reisdocumenten werd geplaatst. Dat was de eerste prioriteit.
Nieuwe werkplek
Tweede prioriteit was in zo korte mogelijke tijd de 120 ambtenaren weer een volledige werkplek te bezorgen. Een gemeente heeft immers verantwoordelijkheden richting bewoners die ze zo snel mogelijk weer na moet komen. Op dat vlak werden bijna wonderen verricht. Een week later konden de ambtenaren aan het werk in een gehuurd kantoorpand, waren ze voorzien van laptops inclusief de benodigde randapparatuur zoals printers, werd een basaal netwerk opgetuigd met toegang tot het internet en waren data- en telefonieverbindingen geregeld.
Geleerde lessen
Voor zowel Waalre als Simac een zeer intensieve periode. Waar een normaal traject zomaar vele maanden in beslag kan nemen, werd nu alles in een week tijd geregeld. Overbodig om te melden dat de onderlinge relatie hier alleen maar door is verstevigd. Terugkijkend heeft de situatie nog een positief aspect opgeleverd. Dat zijn de enorm waardevolle lessen die zijn geleerd. Wat komt er echt op je af als een ramp van deze orde gebeurt.
De praktijk
Natuurlijk zijn veel zaken, zeker bij gemeentes, goed vastgelegd in calamiteitenplannen. Slechts in de praktijk kom je de omissies tegen. Zo was de eerste uitwijk naar de brandweerkazerne goed geregeld. Er moest een nieuwe dataverbinding naar de kazerne worden aangelegd en voor telefonische bereikbaarheid werd een pragmatische oplossing bedacht. Een van de belangrijkste lessen: simuleer een uitwijktest vanuit de gedachte dat een calamiteit is ontstaan, niet vanuit slechts de contractuele verplichtingen. Er blijken nogal wat zaken te zijn die in geval van een echte calamiteit randvoorwaardelijk zijn voor het herstellen van de dienstverlening, op vlakken waar een uitwijkovereenkomst slechts beperkt in kan voorzien. Denk hierbij aan betaalsystemen (PIN-verkeer), kassalades, lokale printers etc.
Kennis delen
En waar bewaart u de benodigdheden die horen bij een calamiteit (denk aan noodprocedures, telefoonlijsten, uitwijkcontract, sleutel kluis)? In het geval van de gemeente Waalre bevonden deze zaken zich deels in het (verwoeste) gemeentehuis. Dit zijn slechts enkele voorbeelden. De lijst met geleerde lessen is veel langer. Wilt u gebruik maken van de door ons opgedane kennis? Neem dan zeker contact met ons op!

www.simac.com