Snellere orderafhandeling en transparantie in de hele bedrijfsketen voor Zwapak met Microsoft Dynamics NAV.
Zwapak is al ruim 70 jaar actief in de markt van verpakkingsmaterialen voor de sierteeltsector. Met een uitgebreid assortiment aan papier, folie, hoezen, karton, displays, emmers, inpakmaterialen en accessoires bedient Zwapak sierteeltgebonden kwekers, verzendexporteurs, boeketterieën, groothandelaren, cash and carry's, tuincentra en detaillisten. De activiteiten van Zwapak zijn nauw gelieerd aan de veiling van bloemen en planten, waardoor snelle informatie-uitwisseling essentieel is. Mede om deze reden ging Zwapak in augustus 2008 over op een nieuw ERP-systeem: Microsoft Dynamics NAV.

“De overgang naar een nieuw systeem is altijd een goed moment om je bedrijfsprocessen kritisch te analyseren en te kijken wat de wensen zijn ten aanzien van een nieuw systeem. De keus is op Microsoft Dynamics NAV gevallen, vanwege de flexibiliteit van dit systeem en de integratie met Office-pakketten. Ook het open karakter speelde mee in de keuze: het pakket kan helemaal naar eigen smaak ingericht worden”, vertelt Robert Bense, eindverantwoordelijk voor de implementatie van Microsoft Dynamics NAV bij Zwapak.

Snellere orderafhandeling
De grootste voordelen van het nieuwe systeem zijn een beter inzicht in de bedrijfsprocessen en een snellere orderafhandeling. Zwapak wil zicht houden op de orders en met Microsoft Dynamics NAV is een order veel beter te volgen. “Er is transparantie in de hele bedrijfsketen, wat belangrijk is met het oog op de business waarin Zwapak actief is. ’s Ochtends komen de bloemen van de klok af en daarna moet er snel gehandeld worden”, aldus Bense.

Voorraadbeheer
Voor een optimale aansturing van het magazijn maakt Zwapak voor een aantal vestigingen gebruik van WMS: de standaard warehousemanagement-functionaliteit van Microsoft Dynamics NAV. Bense: “Het WMS dient als hulpmiddel voor de goederenadministratie in het magazijn. Met WMS kan Zwapak beter anticiperen op de markt. De module ondersteunt belangrijke zaken als tracking & tracing en barcodescanning. Aanvullend maatwerk maakt mogelijk dat raamcontracten en bulkorders snel worden ingelegd en corresponderende bulkcontainers ontvangen en afgehandeld worden.”

Uitdaging
De grootste uitdaging tijdens het implementatietraject was dat Zwapak van een schermgeoriënteerde omgeving overging naar een Windows-georiënteerde omgeving, met een woud aan functionaliteit. “Opeens waren er letterlijk meerdere wegen die naar Rome leiden. Dit zorgde wel eens voor de nodige problemen. Het traject loopt nog steeds, maar gaat inmiddels stukken beter. Over enkele maanden zal werken met Microsoft Dynamics NAV voor iedereen een vanzelfsprekendheid zijn”, aldus Bense.

Toekomst
Zwapak is een wereldwijd opererend bedrijf en wil zich de komende jaren nog verder internationaliseren. Bense: “Het is de bedoeling om steeds dichter bij het product te gaan zitten, zoals in Kenia waar de meeste rozen vandaag de dag vandaan komen. Daarnaast staat het voor begin volgend jaar op de planning om facturen elektronisch te gaan inzien en direct te laten integreren in Microsoft Dynamics NAV. Ook komt er een koppeling met een webshop.”

“Door de overstap op Microsoft Dynamics NAV kan Zwapak sneller inspelen op veranderingen in de markt en beter anticiperen op nieuwe trends. Wat dit laatste betreft loopt Zwapak nog altijd mee in de voorste gelederen!”, concludeert Bense.