Wat nieuw is, is spannend. Dat geldt ook voor een nieuwe applicatie. Zeker als gebruikers niet weten wat er op hen afkomt, zullen zij de hakken in het zand zetten en weerstand bieden. Richard Benschop, Business Development Manager Learning & Change bij Ctac legt uit hoe het ook anders kan.

Draagvlak ontstaat niet zomaar

Gebrek aan awareness is een van de belangrijkste redenen waaruit klagen en weerstand voorkomt. Op het moment dat mensen niet worden geïnformeerd over wat ze te wachten staat, gaat het mis. Nu pleiten wij er zeker niet voor om alle medewerkers te betrekken bij het ontwikkelen van een nieuwe applicatie. Het is prima om de verantwoordelijkheid bij een projectteam te leggen en om met klankbordgroepen te werken om zoveel mogelijk aansluiting te vinden bij de praktijk. Het is vooral belangrijk niet vanuit de ivoren toren te denken, maar zoveel mogelijk draagvlak in de organisatie te creëren. Maar dat draagvlak ontstaat niet zomaar. Zelfs als een nieuwe applicatie hét antwoord is op bestaande problemen waar mensen al jaren over klagen, wanneer mensen niet op de hoogte zijn van wat er op hen afkomt, zullen de tegenwerpingen blijven.

Eenvoudig te voorkomen

Toch zijn deze reacties relatief eenvoudig te voorkomen. Zorg ervoor dat er behalve aan de technische kant, waarbij een projectmanager vooral bezig is met inhoud, tijd, geld en kwaliteit, ook doelstellingen worden verbonden aan de menskant – de informatie- en communicatiekant – van het project. Net zoals er deadlines worden gesteld aan het ‘live’ gaan van een applicatie en het opleveren van de functionaliteiten, moeten er deadlines worden gesteld aan het informeren, betrekken, trainen en laten oefenen van medewerkers. Definieer ook voor die kant harde deliverables en leg die bij het projectteam, de verandermanager of de solution adoption specialist neer.

Hoofdsponsor op de barricade

Iemand moet zich bekommeren om het coachen van het middle management, iemand moet de juiste informatie geven over wat het project gaat brengen zodat zij op hun beurt hun medewerkers en teams kunnen voorbereiden op de komst van de nieuwe applicatie. Op een zeker moment moet de hoogste baas, de hoofdsponsor van het project, op de barricade klimmen om uit te leggen wat het nut en de noodzaak is van dit project. En iemand moet nadenken over hoe kennis wordt geborgd binnen de organisatie. Een training geven is onvoldoende; medewerkers moeten ook datgene dat ze geleerd hebben in de praktijk kunnen leren toepassen op het moment dat de nieuwe applicatie er is. Is er geen aandacht voor deze kant van het project, ontstaat er een disbalans en is het project gedoemd te mislukken. De doelstelling van een project is immers niet ‘live gaan’, de doelstelling is om een businessprobleem op te lossen en daarbij zijn enthousiaste gebruikers van essentieel belang.

Weg met het onderbuikgevoel

Bij Ctac hebben we gecertificeerde change practitioners in dienst. Wij werken volgens een beproefde methode, gebaseerd op meer dan twintig jaar onderzoek. Op die manier hoeft u niet zelf te bedenken wat de beste manier is om een nieuwe applicatie te implementeren, maar kunt u gebruikmaken van de jarenlange ervaring die wij in andere organisaties hebben opgedaan. Een veranderproces en de mate waarin er aandacht moet zijn voor de menskant is afhankelijk van de impact op de organisatie. Die impact wilt u niet vaststellen op basis van een onderbuikgevoel. Met onze methode stelt u de impact onomstotelijk vast op basis van een aantal onafhankelijke criteria en weet u precies wat er moet gebeuren om het project tot een succes te maken.

Meer weten?

Wilt u eens verder praten hoe u voor uw organisatie tot de beste aanpak komt? Neem gerust contact met me op via richard.benschop@ctac.nl